2016 09 29 140134

 

Nieuwsbrieven cms2

Wat is de nieuwsbrieven module en wat kan ik ermee?

De nieuwsbrieven module is een uitbreiding op de mailing module. Met de nieuwsbrieven module is het mogelijk om zowel leden als overige geïnteresseerden op de hoogte te houden van bepaalde informatie. Het versturen van de nieuwsbrieven gaat op exact dezelfde wijze als het versturen van een normale e-mail via de mailing module. Door middel van de nieuwsbrieven module is het echter mogelijk om leden en andere geïnteresseerden in groepen in te delen, op basis van hun interesse(s). Door middel van deze nieuwsbrief-groepen kunnen de betreffende leden van de relevante informatie worden voorzien via de mailing module.

Hoe definieer ik de nieuwsbrief-groepen?

  • Ga in het hoofdmenu naar Beheercentrum
  • Klik op Groepen en teams
  • En kies Onderhoud groepen.
NBCMS2 001a
  • In het bovenste gedeelte van het scherm vindt u de reeds bestaande groepen die al in e-Captain zijn aangemaakt. Hier staat al een groep Nieuwsbrieven tussen.
  • Selecteer deze groep om de groepsitems aan te maken of te bewerken.
NBCMS2 001b

In het tweede gedeelte van het scherm kunnen nu de specifieke nieuwsbrief onderwerpen worden ingevoerd. Op deze onderwerpen kunnen leden en andere geïnteresseerden zich gaan abonneren.

  • Typ achter Naam het gewenste onderwerp in
  • Klik op de knop Toevoegen om het onderwerp aan de lijst toe te voegen.
  • Klik links in de lijst een item aan om dat item te bewerken.
  • Het veld Bedrag mag worden leeg gelaten. Indien u hier toch een bedrag invult, zal dit bedrag aan het lid worden berekend, indien hij/zij lid wordt van de betreffende groep.
NBCMS2 001c

Meer informatie over toevoegen van groepen vind u in het onderdeel onderhoud groepen.

Hoe kunnen websitebezoekers zich nu aanmelden?

Voordat websitebezoekers zich kunnen aanmelden voor de nieuwsbrieven, dient u ergens op uw website een mogelijkheid naar de aanmeldpagina voor nieuwsbrieven. In het verleden was dit een directe link naar een speciale pagina, in het huidige Websitebeheer 2 dient u deze zelf aan te maken door middel van een formulier.

  • Klik in het hoofdmenu op Websitebeheer 2.
  • Kies voor Formulieren en selecteer de map Ledenbeheer koppeling.
  • Maak in de map Formulieren voor personen een nieuw formulier aan.
  • In het onderstaande voorbeeld heb ik het nieuwe formulier de naam Aanmelden Nieuwsbrief gegeven.
NBCMS2 001d

Als een persoon lid is van een bepaald groepsitem van de Nieuwsbrieven hoofdgroep, dan zal deze persoon ook een Nieuwsbrief in zijn categorie ontvangen. Het formulier heeft dus minimaal de Naam, E-mailadres en de Nieuwsbrieven groep nodig in het ontwerp.

  • In het onderstaande voorbeeld heeft u alle gegevens voor het versturen van de nieuwsbrief per e-mail.
  • Als u de nieuwsbrieven wilt versturen via de post, zult u meerdere velden moeten toevoegen aan uw formulier.
  • In dit document leest u meer over formulieren.
NBCMS2 001e
  • Als het formulier na uw smaak is opgemaakt, kunt u deze met de knop Opslaan bewaren.
  • Hierna moet u het formulier koppelen aan uw website zodat personen zich kunnen inschrijven voor een nieuwsbrief.
  • De snelste menier om een formulier te koppelen aan uw website is met de Formulieren widget.
  • In het onderstaande voorbeeld is het formulier gekoppeld via de Formulieren widget aan een nieuwe pagina op de website.
NBCMS2 002a
  • Na het invullen van het formulier krijgt u een melding dat het formulier is ingevuld.
  • Ledenbeheer administratie krijgen nu een externe mutatie in het ledenbeheer scherm.
NBCMS2 002b

Waar worden deze gegevens bewaard?

De gegevens van de geïnteresseerde komen op reguliere wijze in het ledenbeheer binnen via de externe mutaties. Als de ingevulde gegevens van een reeds bestaand lid zijn, kan de aanmelding direct aan het betreffende reeds bestaande lid worden gekoppeld. Indien dit niet zo is, wordt er een nieuw niet-lid aangemaakt in het ledenbestand. In e-Captain worden de nieuwsbrief abonnementen van een (niet-) lid als groepsitems opgeslagen, zodat u in e-Captain direct kunt filteren op geïnteresseerden voor een bepaald onderwerp. Dit is ook de manier waarop er kan worden gefilterd binnen het verzenden van een mailing.

  • Kies in het hoofdmenu voor Ledenbeheer.
  • Klik op de rode link boven aan het scherm Er zijn (x aantal) externe mutaties.
NBCMS2 002c
  • In het scherm dat geopend wordt ziet u de aanmelding van de persoon die zich wilt in of uitschrijven voor een bepaalde nieuwsbrief.
  • Als de persoon al lid is van uw organisatie, dan is het mogelijk deze aanmelding via de matches te koppelen aan het juiste lid.
NBCMS2 002d
  • Als het een nieuw lid betreft, of een persoon die alleen de nieuwsbrief wilt ontvangen, kunt u deze toevoegen door te klikken op de knop Accepteer mutaties.
NBCMS2 002e

Hoe maak ik een nieuwsbrief?

Het maken van een nieuwsbrief is niet anders dan het maken van een reguliere mailing. Via de mailingmodule maakt u een conceptbericht welke u naar de geïnteresseerden wilt versturen. Klik op deze link om naar het hoofdstuk Mailing te gaan. Binnen de module Mailing heeft u ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de e-Captain Nieuwsbrief generator, voor een snelle opmaak van uw nieuwsbrief.

LET OP Wat wel belangrijk is bij een nieuwsbrief, is om de afmeld link of wijzig instellingen link mee te nemen in uw mailing. Het is ook mogelijk deze link op uw website te plaatsen.

  • Kies in het hoofdmenu de module Mailing.
  • Klik op het bericht waaraan u een afmeld link wilt toevoegen.
  • Voeg een link IconS_txt_linkinv toe aan het bericht waarmee de nieuwsbrief ontvanger zich kan afmelden.
NBCMS2 002g
  • In het link invoegen scherm vindt u deze onder het type Speciale links met de naam Nieuwsbrief instellingen.
NBCMS2 002f

Op deze manier heeft de geïnteresseerde altijd de mogelijkheid om zich weer van de nieuwsbrief af te melden. Dit is uiteraard een verplichting om niet meteen als spam (ongewenste e-mail) te worden gezien.

Wat ziet de nieuwsbriefontvanger als hij/zij de instellingen link bezoekt?

De geïnteresseerde komt op een systeem pagina terecht waar de beschikbare groepen al staan.Om aan- of af te melden voor een nieuwsbrief dient het betreffende vinkje aan- of uitgezet te worden en dienen de wijzigingen opgeslagen te worden. 

NBCMS2 003
  • Om zich helemaal uit te schrijven voor alle nieuwsbrieven, klikt men op de knop Definitief uitschrijven.
  • Onderwater wordt die persoon/lid dan toegevoegd aan het groepsitem Geen nieuwsbrieven!
NBCMS2 004a
  • De Nieuwsbrief instellingen systeem pagina kunt u aanpassen aan uw eigen lay-out en thema.
  • De systeempagina vindt u onder Websitebeheer 2 en dan (Systeem) Pagina's.
NBCMS2 004

Mutaties doorgeven via Mijn Captain

Als u als organisatie geen gebruik maakt van uw Mijn Captain Mijn Groepen pagina, kunt u deze ook inrichten om leden de mogelijkheid te geven om zich aan of af te melden voor een nieuwsbrief.

  • Kies in het hoofdmenu voor Beheercentrum
  • Klik op Mijn Captain – Websitebeheer 2
  • Kies het item Onderhoud beschikbare velden (extern)
  • Selecteer hier alleen de Groep Nieuwsbrieven.
NBCMS2 005

Mijn Nieuwsbrieven Groepen op website

Nu de velden zijn gedefinieerd en de link in het menu is geplaatst, kan een lid zijn of haar groepen bekijken en eventueel wijzigen. Hiervoor dient het lid aan te melden met de inloggegevens verstrekt door de organisatie.

  • Meld aan met de inloggegevens die verstrekt zijn door de vereniging.
  • Klik op de Mijn groepen link in het menu op de website van de organisatie.
NBCMS2 005b
  • In dit scherm kunnen de leden zelf hun groepen wijzigen. De velden die zichtbaar zijn en gewijzigd mogen worden zijn door de organisatie gedefinieerd in het beheercentrum. In dit voorbeeld de groepen diploma’s, nieuwsbrieven en opzeggen lidmaatschap. Andere groepen mogen niet gewijzigd worden in dit voorbeeld, maar zijn wel zichtbaar voor de leden.
  • Als leden een wijziging hebben ingegeven wordt er automatisch een externe mutatie verstuurd naar de ledenadministratie.
Mc2 014j